Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Dana Desa

Isyarat Lengkap Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Di Desa Modern

Petunjuk Lengkap Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Tahun Petunjuk Lengkap Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Terbaru

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola dan Penyedia

Yang dimaksud dengan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yakni salah satu tahapan dalam pengadaan barang/jasa di Desa.

Terdapat 2 (dua) cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 perihal Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa, ialah:
  1. Swakelola; dan
  2. Penyedia.
Bagaimanakah SOP pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa, baik itu melalui Swakelola maupun Penyedia?

Simak klarifikasi lengkapnya Berikut ini...

Penjelasan Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola ialah salah satu cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa.

Pengadaan Barang/Jasa lewat Swakelola dikerjakan menurut dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada tahap Persiapan Pengadaan Barang/Jasa.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Bagaimanakah mekanisme pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui lewat swakelola?

Berikut ini klarifikasi ihwal pengadaan barang/jasa melalui mekanisme swakelola.

Siapakah yang melaksanakan pengadaan barang/jasa lewat swakelola?

Pengadaan barang/jasa melalui Swakelola dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) atau TPK dengan melibatkan masyarakat.

Baca Juga: Tata Cara Pengadaan Barang/jasa di Desa Tahun 2020

Bagaimana alur/tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat mekanisme Swakelola?

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Swakelola dikerjakan dengan panduan, sebagai berikut:
  1. TPK melaksanakan pembahasan acara yang menciptakan catatan hasil pembahasan.
  2. Bila diharapkan, TPK memilih narasumber/tenaga kerja dengan ketentuan:
  • Narasumber mampu berasal dari penduduk Desa setempat, organisasi perangkat tempat kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau Tenaga kerja diutamakan berasal dari penduduk Desa setempat. 
  • TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan acara dilengkapi dengan dokumentasi acara. 
  • Dalam melaksanakan acara swakelola, TPK memanfaatkan prasarana/fasilitas / peralatan/material/materi yang tercatat/dikuasai Desa.  
  • Dalam hal pelaksanaan Swakelola memerlukan sarana/prasarana/ material/perlengkapan/ materi yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.
Siapa yang melakukan pengendalian pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Swakelola?
Tugas pengendalian pelaksanaan kegiatan Swakelola dijalankan oleh Kepala Seksi/Kepala Urusan.
Apa sajakah peran pengendalian yang dilakukan oleh Kasi/Kaur dalam pengadaan barang/jasa melalui Swakelola?

Tugas pengendalian oleh Kasi/Kaur dalam hal pengendalian pengadaan barang/jasa melalui Swakelola, diantaranya:
  1. Mengendalikan perkembangan pelaksanaan aktivitas; dan/atau
  2. Mengendalikan penggunaan narasumber/tenaga kerja, fasilitas prasarana/peralatan dan material/materi.
Atas dasar hasil pengendalian tersebut, Kasi/Kaur melaksanakan penilaian acara Swakelola. Dengan catatan, bila dalam hasil evaluasi kegiatan Swakelola didapatkan ketidaksesuaian, Kasi/Kaur meminta TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) untuk melakukan perbaikan sasaran dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Siapakah Yang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Bagaimanakah SOP penyebarluasan info hasil acara Swakelola?

Hasil kegiatan dari Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola diumumkan melalui media isu yang gampang diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa.

Namun untuk pekerjaan konstruksi selain diumumkan pada papan pengumuman Desa, pengumuman hasil pengadaannya dijalankan di lokasi pekerjaan.

Apa sajakah yang termuat dalam papan pengumuman acara Swakelola?

Muatan/isi Pengumuman hasil aktivitas Pengadaan secara Swakelola, yang mencakup sebagai berikut:
  1. Nama Kegiatan;
  2. Nilai Pengadaan;
  3. Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
  4. Nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK);
  5. Lokasi; dan
  6. Waktu Pelaksanaan (tanggal mulai dan tanggal tamat).
Contoh Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola

Berikut ini admin akan menawarkan teladan aktivitas swakelola atau pekerjaan lewat swakelola, diantaranya:
  1. Tenaga kerja (upah tukang atau pekerja)
  2. belanja material (dari masyarakat)
  3. dan lain-lain
Keterangan: aktivitas swakelola yang dimaksud yakni kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilakukan sendiri oleh TPK atau penduduk .

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia merupakan salah satu tata cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa yang dikerjakan untuk menyanggupi keperluan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan Swakelola atau aktivitas/belanja yang tidak dapat dilakukan dengan Swakelola.

Kegiatan pengadaan barang/jasa lewat Penyedia dikerjakan  berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada Tahapan Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa.

Kasi/Kaur melakukan peran pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi.

Dalam hal terjadi perbedaan antara sasaran dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur menyuruh Penyedia untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Sekdes Dilarang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Apabila Penyedia tidak bisa meraih sasaran yang ditetapkan dalam perjanjian, maka Kasi/Kaur dapat memberi hukuman kepada Penyedia sebagaimana tercantum dalam bukti transaksi.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia

Terdapat 3 (tiga) cara dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, sebgai berikut:
  1. Pembelian Langsung;
  2. Permintaan Penawaran; atau
  3. Lelang.
Berikut penjelasan dan pengertian masing-masing cara pelaksanaan pengadaan:

Pembelian Langsung

Apa itu Metode Pembelian Langsung?

Pembelian Langsung adalah metode pengadaan yang dikerjakan dengan cara berbelanja/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.

Bagaimana SOP Pembelian Langsung?

Berikut ini penjelasan sistem atau SOP Pembelian Langsung dalam pengadaan barang/jasa berdasarkan Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:
  1. Kepala Seksi/Kepala Urusan/TPK menentukan Penyedia;
  2. Kasi/Kaur/TPK melakukan perundingan (negosiasi) dengan Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih hemat biaya; dan
  3. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/dimengerti oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana acara budget (PKA).
Apa sajakah kriteria/syarat dalam Metode Pembelian Langsung?

Pelaksanaan Pengadaan dengan sistem Pembelian Langsung dapat dilakukan terhadap Penyedia yang serupa dalam rentang waktu 2 (dua) tahun anggaran berturut-turut.

Setelah rentang waktu 2 (dua) tahun budget, Kasi/Kaur/TPK melaksanakan Pembelian Langsung terhadap Penyedia lain di Desa lokal atau sekitar.

Apabila tidak terdapat Penyedia lain yang mampu menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK mampu melaksanakan Pembelian Langsung kepada Penyedia yang serupa.

Berapakah batasan nilai pengadaan melalui Pembelian Langsung?

Nilai paket pengadaan melalui tata cara pembelian pribadi hingga dengan Rp. 10 Juta Rupiah. Batasan/tata cara nilai ini mampu ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan daerah masing-masing.

Baca Juga: Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Untuk pola surat/pola dokumen pembelian eksklusif, baik itu format doc (word) maupun PDF akan admin blog juragan berdesa posting pada potensi selanjutnya.

Permintaan Penawaran

Apa yang dimaksud dengan Metode Permintaan Penawaran?

Permintaan Penawaran yakni sistem Pengadaan dengan membeli/mengeluarkan uang eksklusif dengan seruan penawaran tertulis paling sedikit kepada 2 (dua) Penyedia yang dikerjakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK).

Bagaimanakah SOP/Mekanisme/Tata Cara Permintaan Penawaran?

Berikut klarifikasi metode Permintaan Penawaran dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:
  1. TPK meminta penawaran secara tertulis dari sekurang-kurangnya2 (dua) Penyedia. Permintaan penawaran dilampiri dokumen kriteria teknis (Kerangka Acuan Kerja (KAK), detail barang/jasa, volume, spesifikasi teknis, gambar planning kerja (apabila dibutuhkan), dan/atau waktu pelaksanaan pekerjaan) dan dan/atau formulir surat pernyataan kebenaran usaha;
  2. Penyedia memberikan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga diikuti surat pernyataan kebenaran usaha;
  3. TPK mengevaluasi penawaran Penyedia;
  4. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus bila memenuhi persyaratan teknis dan harga;
  5. Dalam hal Penyedia yang lulus lebih dari 1 (satu), maka TPK memutuskan Penyedia dengan harga penawaran paling rendah selaku pemenang untuk melakukan pekerjaan;
  6. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia menawar dengan harga yang serupa, maka TPK melaksanakan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih hemat biaya;
  7. Dalam hal cuma 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melaksanakan negosiasi (tawar menawar) dengan Penyedia untuk menemukan harga yang lebih murah;
  8. Hasil perundingan harga (negosiasi) sebagaimana dimaksud pada angka (6) dan (7), dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi;
  9. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat kesepakatanantara Kasi/Kaur sebagai pelaksana acara budget (PKA) dengan Penyedia; dan
  10. Dalam hal di Desa setempat cuma terdapat 1 (satu) Penyedia, Permintaan Penawaran mampu dikerjakan terhadap 1 (satu) Penyedia tersebut.
Baca Juga: Syarat Penyedia Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Berapakah batasan nilai pengadaan lewat Permintaan Penawaran?

Nilai Paket Pengadaan lewat usul penawaran hingga dengan Rp. 200 Juta Rupiah. Batasan nilai pengadaan ini mampu ditetapkan berlawanan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan kawasan masing-masing.

Lelang

Apa yang dimaksud Metode Lelang?

Lelang yaitu metode pemilihan Penyedia untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia yang menyanggupi syarat.

Bagaimana tata cara Lelang Pengadaan Barang/Jasa?

Alur atau tahapan pengadaan barang/jasa lewat metode lelang yaitu selaku berikut:
  1. pengumuman Lelang;
  2. registrasi dan pengambilan Dokumen Lelang;
  3. pendapatan Dokumen Penawaran;
  4. evaluasi penawaran; 
  5. negosiasi; dan
  6. penetapan pemenang.
Dalam melakukan Lelang perlu mengamati beberapa hal-hal atau metode yang dapat diterangkan selaku berikut:
Bagaimanakah sistem pengumuman lelang?
Berikut ini sistem pengumuman lelang:
  1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengumumkan Pengadaan dan meminta Penyedia memberikan penawaran tertulis.
  2. Pengumuman dikerjakan lewat media info yang mudah diakses oleh penduduk , sekurang-kurangnya di papan pengumuman desa. Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sekurang-kurangnya berisi:
  • Nama paket pekerjaan; 
  • nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK); 
  • lokasi pekerjaan; 
  • ruang lingkup pekerjaan; 
  • nilai total Harga Perkiraan Sementara (HPS); 
  • jangka waktu pelaksanaan pekerjaan; dan 
  • agenda proses Lelang.
Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan Barang/Jasa melalui tata cara Lelang, TPK mampu mengirimkan usul tertulis terhadap Penyedia untuk mengikuti Lelang.

Bagaimanakah tata cara pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang?

Adapun sistem registrasi dan pengambilan dokumen lelang adalah:
  • Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang.  
  • Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memperlihatkan dokumen Lelang terhadap Penyedia yang mendaftar.
Bagaimanakah tata cara pemasukan Dokumen Penawaran?

Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis berisi dokumen administrasi serta penawaran teknis dan harga.

Bagaimanakah sistem penilaian penawaran?

Evaluasi penawaran dikerjakan dengan metode sebagai berikut:
  1. TPK memeriksa penawaran Penyedia.
  2. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus bila memenuhi kriteria manajemen, teknis dan harga.
Bagaimanakah tata cara perundingan dalam lelang?

Negosiasi dikerjakan dengan tata cara selaku berikut:
  1. Dalam hal terdapat cuma 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan perundingan (tawar menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
  2. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia yang lulus menawar dengan harga yang serupa, maka TPK melaksanakan perundingan (tawar menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih hemat biaya yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
Bagaimanakah sistem penetapan pemenang lelang?

Penetapan Pemenang lelang dikerjakan dengan tata cara selaku berikut:
  1. TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah selaku pemenang untuk melakukan pekerjaan.
  2. Transaksi dituangkan dalam bentuk surat persetujuanantara Kasi/Kaur sebagai Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA) dengan Penyedia.

Berapakah batasan nilai pengadaan lewat Lelang?

Dilaksanakan untuk Paket Pengadaan di atas Rp. 200  juta rupiah. Batasan nilai maksimal atau sekurang-kurangnyapengadaan melalui lelang ini dapat ditetapkan berlawanan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Bukti Transaksi Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Bukti-bukti transaksi pengadaan barang/jasa lewat penyedia, meliputi:
  • Bukti Pembelian seperti: struk pembayaran, nota, atau kuitansi, digunakan untuk Pengadaan dengan sistem Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran 
  • Surat Perjanjian, dipakai untuk pengadaan dengan sistem Lelang. 
Perubahan Surat Perjanjian

Berikut ini ialah ketentuan-ketentuan dalam perubahan surat perjanjian:

Perubahan Surat Perjanjian dilakukan dalam hal:
  • terjadi kondisi kahar; atau 
  • terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada ketika pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK.
Dalam hal terdapat perbedaan antara keadaan lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK, maka Kasi/Kaur bareng Penyedia barang/jasa melakukan perubahan surat persetujuanyang mencakup pergantian:
  • spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; 
  • volume; dan/atau 
  • acara pelaksanaan.
Dalam hal pergantian surat perjanjian memerlukan pergantian budget, Kasi/Kaur dapat melakukan perubahan surat perjanjian sesudah dijalankan penyesuaian dokumen budget.

Penyesuaian dokumen budget tersebut berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan keuangan desa.

Terakhir, Perubahan Surat Perjanjian dikerjakan Kasi/Kaur dengan kesepakatan oleh Kepala Desa.

Baca Juga: Donwload Contoh Laporan Hasil Pekerjaan Pengadaan barang/jasa di Desa

Itulah ketentuan-ketentuan dalam pergantian surat perjanjian.

Untuk teladan surat perubahan persetujuanakan Kami diskusikan pada potensi selanjutnya.

Pengumuman Hasil Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Tahapan terakhir dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Penyedia adalah acara pengumuman hasil pengadaan.

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pengumuman hasil aktivitas pengadaan lewat Penyedia, antara lain:
  1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) menginformasikan hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Penyedia di media isu yang mudah diakses oleh penduduk , sekurang-kurangnya pada papan pengumuman di kantor Desa.
  2. Pengumuman kepada penduduk , hasil Pengadaan lewat Penyedia dengan tata cara Permintaan Penawaran dan Lelang mencakup:
  • Nama Kegiatan; 
  • Nama Penyedia;  
  • Nilai Pengadaan; 
  • Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);  
  • Lokasi; dan 
  • Waktu solusi pekerjaan (tanggal mulai dan tanggal tamat).
Baca Juga: Pahami ! Ini 9 Etika Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Contoh Kebutuhan Barang/Jasa Melalui Penyedia Dalam Rangka Mendukung Pelaksanaan Swakelola

Berikut ini pola keperluan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola adalah:
  1. pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa;
  2. sewa perlengkapan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;
  3. konsultan untuk menyiapkan pembangunan kantor Desa; atau
  4. konsultan untuk mengawasi pembangunan kantor Desa. 
Contoh Kebutuhan untuk Kegiatan/Belanja melalui Penyedia yang tidak mampu dilakukan dengan Swakelola

Berikut ini pola keperluan untuk kegiatan/belanja yang tidak mampu dilaksanakan dengan Swakelola, yang meliputi:
  • pengadaan komputer, printer, dan kertas; 
  • langganan internet; 
  • pengadaan alat pengeras suara; 
  • sewa tenda; 
  • pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau 
  • pengadaan traktor.

Keterangan: Kegiatan pengadaan lewat Penyedia yang dimaksud adalah aktivitas penyediaan barang/jasa yang diperoleh dari tubuh usaha atau orang perorangan yang menawarkan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau aktivitas/belanja yang tidak mampu dikerjakan dengan Swakelola. Ketentuan yang lain adalah mengutamakan Penyedia dari Desa lokal. Dan dalam hal Penyedia membutuhkan materi/alat/material, maka diutamakan memakai materi/alat/material dari lokasi pekerjaan lokal.

Penjelasan-klarifikasi perihal Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang telah admin jelaskan di atas, kami olah dari BAB III Pelaksanaan Pengadaan dalam Lampiran I Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019 perihal Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.